발주와 리드타임
도착까지 걸리는 시간을 모르면 항상 늦어요. 떨어지기 전에 주문하는 시점을 계산해요
쉽게 말하면
포장 봉투가 마지막 한 장 남은 날 주문하면 이미 늦어요. 봉투가 오는 데 닷새가 걸린다면, 닷새 치가 남아 있는 날에 주문을 넣어야 해요. 그 닷새가 리드타임이에요. 그러니까 발주는 재고가 0이 되는 날 하는 일이 아니라, 0이 되기 닷새 전에 하는 일이에요.
재고와 주문 관리가 지금 몇 개 남았는지를 세는 일이라면, 이 문서는 그 숫자를 보고 언제 손을 드는지를 정해요. 세는 것과 주문하는 것은 다른 습관이에요.
평소에는 아무 일도 안 생겨요. 잘 팔리는 주에 딱 한 번 무너지는데, 하필 그 주가 가장 많이 팔 수 있던 주예요.
숫자를 세 번 적는 수고가 들어요. 대신 주문 시점을 감이 아니라 기준선이 알려 주고, 품절이 사고가 아니라 예보가 돼요.
헷갈리기 쉬운 것: 리드타임은 배송 기간이 아니에요
송장에 찍히는 배송 사흘은 리드타임의 한 조각일 뿐이에요. 사장님이 세야 하는 건 주문서를 보낸 순간부터 그 물건을 손님에게 팔 수 있게 되는 순간까지 전부예요.
| 리드타임에 들어가는 구간 | 여기서 하루가 새는 이유 | 줄이는 방법 |
|---|---|---|
| 내가 주문서를 보내기까지 | 재고를 확인하는 날이 정해져 있지 않아 이틀씩 밀려요 | 확인 요일을 고정해요. 이 구간은 사장님이 통째로 줄일 수 있어요 |
| 공급처가 주문을 확인하기까지 | 담당자가 자리를 비우면 그대로 하루예요. 주말이 끼면 이틀이에요 | 받았다는 답을 받는 걸 규칙으로 정해요. 답이 없으면 아직 주문이 아니에요 |
| 만들거나 창고에서 꺼내기 | 재고가 있으면 몇 시간이고, 만들어야 하면 주 단위로 벌어져요 | "지금 재고에서 나가는지, 만들어야 하는지"를 주문할 때마다 물어요 |
| 실제 배송 | 여기만 보고 계획을 세워서 항상 모자라요 | 송장 번호를 받아 두면 배송과 송장으로 눈에 보여요 |
| 받아서 검수하고 진열하기 | 박스는 왔는데 수량이 안 맞거나 불량이 섞여 다시 기다려요 | 받는 날 바로 세요. 며칠 뒤에 세면 누구 책임인지 흐려져요 |
| 판매 화면에 올리기 | 품번을 새로 만들고 사진을 찍는 데 하루가 더 들어요 | 품번을 먼저 만들어 두면 물건이 오는 날 바로 열려요 |
리드타임은 숫자 하나가 아니에요
같은 공급처라도 평소와 성수기가 달라요. 그래서 기준선에 넣을 값은 평균이 아니라 지금까지 가장 늦었던 날이에요. 평균으로 잡으면 절반의 확률로 늦어요. 절반은 너무 자주예요.
언제 주문할지 계산하기
필요한 건 계산기 하나와 숫자 세 개예요. 하루에 몇 개 나가는지, 오는 데 며칠 걸리는지, 얼마를 여유로 둘지예요.
- 1하루 평균 판매량을 구해요. 지난 4주 판매 수량을 28로 나누면 돼요. 주말 장사면 주 단위로 재도 괜찮아요.
- 2걸리는 날을 세 번 기록해요. 주문서를 보낸 날짜와 팔 수 있게 된 날짜를 적어요. 세 번이면 최악의 값이 보여요.
- 3기준선을 정해요. 하루 판매량 곱하기 걸리는 날이에요. 하루 20개가 나가고 일주일이 걸리면 140개예요.
- 4여유분을 더해요. 늦어질 때를 대비한 몫이에요. 자세한 기준은 안전 재고에서 따로 다뤄요.
- 5남은 수량이 그 선을 지나면 주문해요. 창고를 보고 정하지 말고 선을 보고 정해요. 그게 이 문서의 전부예요.
하루 20개가 나가고 도착까지 7일이 걸리고 여유분을 40개로 잡았다면 기준선은 180개예요. 180개를 지나는 날 주문을 넣으면, 물건이 도착할 때 창고에 40개가 남아 있어요.
확인해 보세요
하루 10개가 나가는 상품이 있어요. 지난 세 번의 발주에서 도착까지 각각 4일, 5일, 9일이 걸렸어요. 기준선을 잡을 때 쓸 날짜는?
공급처에게 물어볼 것
리드타임은 검색해서 나오는 값이 아니라 물어봐서 받아 적는 값이에요. 네 가지만 물으면 기준선을 세울 수 있어요.
| 물어볼 말 | 이 질문이 잡아내는 것 | 답을 듣고 할 일 |
|---|---|---|
| "지금 주문하면 언제 받을 수 있나요" | 재고에서 나가는지 만들어야 하는지가 갈려요. 이 둘은 며칠과 몇 주 차이예요 | 날짜를 받아 적어요. "바로요"는 날짜가 아니에요 |
| "한 번에 몇 개부터 주문할 수 있나요" | 최소 수량이 있으면 기준선보다 큰 덩어리로 사야 해요 | 최소 주문 수량이 기준선보다 크면 주문 주기를 늘려 잡아요 |
| "성수기에는 며칠 더 걸리나요" | 평소 값만 알면 가장 많이 파는 달에 무너져요 | 그 달만 기준선을 따로 둬요. 달력에 미리 적어요 |
| "늦어지면 언제 알려 주시나요" | 통보 약속이 없으면 사장님은 도착 예정일 당일에야 알게 돼요 | "늦어지면 이틀 전에 알려 주세요"를 주문서에 한 줄 적어요 |
| "결제 조건이 어떻게 되나요" | 선입금이면 그날 현금이 나가요. 리드타임은 돈이 묶이는 기간이기도 해요 | 한 건에 남는 돈을 볼 때 이 기간을 같이 봐요 |
장면 1 · 공급처 담당자가 전화로 말했다
“재고 있어요. 주문 주시면 바로 보내 드릴게요.”
"바로"는 날짜가 아니에요. 여기서 되물을 말은 하나예요. "그러면 며칠에 도착하나요." 날짜가 나오면 그 날짜를 적고, 실제 도착일과 나란히 비교해요. 두세 번 쌓이면 이 공급처의 "바로"가 며칠인지 사장님만 아는 값이 돼요.
늦어질 때 나오는 신호
발주 사고는 도착 예정일에 갑자기 오지 않아요. 며칠 전부터 작은 신호로 와요. 다섯 가지만 알아 두면 대응할 시간이 생겨요.
| 보이는 신호 | 실제로 벌어지고 있는 일 | 지금 할 일 |
|---|---|---|
| 주문서를 보냈는데 답이 없어요 | 아직 주문이 접수되지 않았어요. 리드타임 시계가 시작도 안 됐어요 | 전화로 확인해요. 답을 받은 날을 시작일로 다시 세요 |
| "이번 주 안에 보낼게요"가 반복돼요 | 물건이 아직 없어요. 만들거나 들여오는 중이에요 | 예상 날짜를 숫자로 받아요. 그날 기준으로 판매 화면을 조정해요 |
| 일부만 도착했어요 | 나머지가 언제 올지 별개로 흘러가고 있어요 | 받은 수량을 세서 적어요. 남은 수량의 도착일을 따로 받아 둬요 |
| 매번 같은 품목만 늦어요 | 그 품목이 공급처에서도 재고를 안 두는 물건이에요 | 그 품목만 기준선을 크게 잡거나 두 번째 공급처를 찾아요 |
| 도착했는데 수량이 모자라요 | 발주 수량과 입고 수량이 다른 상태예요. 안 세면 그대로 묻혀요 | 받는 날 세고 그날 알려요. 며칠 지나면 확인이 어려워져요 |
장면 2 · 입고 예정일 아침에 문자가 왔다
“생산이 밀려서 다음 주에 나갑니다.”
여기서 급한 건 공급처와 다투는 일이 아니라 손님에게 무엇을 보여줄지 정하는 것이에요. 순서가 있어요. 남은 수량으로 며칠을 버티는지 세고, 판매 화면에서 그 상품을 어떻게 둘지 정하고, 이미 받은 주문부터 처리해요. 안내 문구를 미리 만들어 두는 방법은 품절 대응에 정리돼 있어요.
만드는 화면에 숫자를 올려 두기
기준선은 머릿속에 두면 잊어요. 사장님이 매일 여는 화면에 남은 수량과 기준선이 나란히 보이면, 발주는 판단이 아니라 확인이 돼요.
직접 해보기
관리 화면에 기준선 칸을 넣어 보세요
스튜디오에서 만드는 중인 것이 있으면 이렇게 적어 보세요. "상품마다 기준선 숫자를 저장하는 칸을 넣고, 남은 수량이 기준선 아래로 내려간 상품만 모아 보여 주는 목록을 만들어 주세요." 남은 수량을 세는 화면은 재고와 주문 관리에서 다루고, 여기서 더하는 건 기준선 한 칸이에요.
스튜디오에서 적어 보기종이로 시작해도 돼요
품목이 스무 개 아래면 수첩 한 장이 더 빨라요. 품목 이름, 기준선, 마지막 발주일 세 칸이면 충분해요. 화면으로 옮길 때가 오면 엑셀로 내보내기로 그 표를 그대로 들고 가면 돼요.
자주 묻는 것
- Q. 기준선을 넉넉하게 크게 잡으면 안 되나요?
- 품절은 사라지지만 돈이 창고에 묶여요. 유통기한이 있는 물건이면 버리는 손해까지 붙어요. 그래서 크게 잡는 대신 늦는 날을 줄이는 쪽이 먼저예요. 크게 잡는 건 늦는 이유를 못 고쳤을 때 쓰는 마지막 수단이에요.
- Q. 새로 거래를 트는 곳이라 지난 기록이 없어요. 무엇으로 시작하나요?
- 상대가 말한 날짜에 며칠을 더해서 시작해요. 첫 거래는 서로 손발이 안 맞아서 늦어지는 게 보통이에요. 그리고 첫 주문은 작게 넣어요. 첫 주문의 목적은 물건을 채우는 게 아니라 이 공급처가 며칠 걸리는지 재는 것이에요.
- Q. 주문 주기는 어떻게 정하나요?
- 기준선이 언제 주문할지를 정하고, 주기는 얼마나 자주 주문할지를 정해요. 자주 시키면 재고 부담이 줄고 배송비가 늘어요. 몰아서 시키면 반대예요. 최소 수량이 있으면 그것이 주기를 대신 정해 주는 경우가 많아요.
- Q. 공급처를 두 곳으로 나누는 게 좋나요?
- 품절이 매출에 바로 꽂히는 주력 상품이면 나눌 값이 있어요. 다만 한 곳당 주문 수량이 줄어서 단가가 오르거나 최소 수량에 걸릴 수 있어요. 전부 나누지 말고 가장 많이 팔리는 한두 품목만 두 곳으로 두는 방식이 현실적이에요.
- Q. 이 작업을 직원에게 넘기려면 무엇이 있어야 하나요?
- 품목마다 기준선 숫자와 공급처 연락처, 그리고 주문서 문구예요. 이 세 가지가 종이에 있으면 넘길 수 있어요. 순서를 문서로 만드는 방법은 업무 표준 절차에 있어요.
하나 더
잘 나가는 상품의 남은 수량이 기준선을 막 지났어요. 그런데 이번 달 현금이 빠듯해요. 가장 먼저 할 일은?
더 깊이 (안 읽어도 괜찮아요)
왜 여유분이 리드타임 길이에 비례하나 · 여유분은 판매가 예상보다 많았을 때를 위한 몫이에요. 기다리는 기간이 길수록 그 기간에 판매가 튈 여지도 같이 커져요. 그래서 리드타임이 두 배가 되면 여유분도 같이 커져야 해요. 반대로 리드타임을 하루 줄이면 기준선과 여유분이 동시에 줄어요. 창고를 늘리는 것보다 도착을 앞당기는 쪽이 항상 싸게 먹히는 이유예요.
기록 세 줄이면 충분한 이유 · 공급처의 리드타임을 정밀하게 예측하려면 표본이 많아야 해요. 하지만 사장님이 쓰려는 값은 예측이 아니라 지금까지 본 최악의 값이라 세 번이면 시작할 수 있어요. 기록이 늘수록 최악의 값이 갱신되고 기준선이 저절로 정확해져요. 처음부터 정교하게 만들려다 한 줄도 안 적는 게 가장 흔한 실패예요.
발주 기록이 나중에 원가가 된다 · 발주서에는 수량과 단가와 배송비가 함께 남아요. 이 기록이 쌓이면 매출원가를 계산할 때 그대로 쓰여요. 그래서 발주할 때 날짜와 단가를 한 줄로 적어 두면 나중에 장부를 만들 때 새로 조사할 일이 사라져요. 같은 이유로 발주 기록은 지우지 말고 남겨 두는 편이 좋아요.
이것만 기억하세요
- ·리드타임은 배송 기간이 아니라 주문서를 보낸 날부터 팔 수 있게 되는 날까지 전부예요
- ·기준선은 하루 판매량 곱하기 걸리는 날에 여유분을 더한 값이에요. 창고가 아니라 이 선을 보고 주문해요
- ·걸린 날은 평균이 아니라 가장 늦었던 값으로 잡아요. 평균으로 잡으면 절반은 늦어요
- ·"바로 보내 드릴게요"는 날짜가 아니에요. 날짜를 받아 적고 실제 도착일과 비교해요
- ·기준선을 크게 잡는 것보다 늦는 이유를 없애는 쪽이 싸요. 큰 기준선은 마지막 수단이에요