견적서와 청구서 쓰기

쉽게 말하면

두 장 모두 하는 일은 하나예요. 돈 얘기를 기억이 아니라 문서에 남기는 것. 말로 주고받은 금액은 시간이 지나면 서로 다르게 기억해요. 부른 쪽은 "부가세 별도로 말했는데"라고 기억하고, 들은 쪽은 "그 금액이 전부인 줄 알았는데"라고 기억해요. 둘 다 거짓말이 아니에요. 기억이 원래 그래요.

두 장은 언제 쓰나

이름이 비슷해서 헷갈리지만, 갈라 보면 간단해요. 시간이 달라요. 견적서는 일이 시작되기 전, 청구서는 일이 끝난 뒤(또는 약속한 지급 시점)에 보내요.

순서로 외우면 편해요. 견적서 → 수락 → 일 → 청구서 → 입금. 견적서의 금액과 청구서의 금액이 다르다면, 그 사이 어딘가에 "변경에 합의했다"는 기록이 문서로 있어야 해요. 없으면 청구서를 받은 쪽이 당황하는 게 당연해요.

이 둘 사이에 거래명세서라는 말도 자주 들려요. "무엇을 얼마나 주고받았는지"를 적은 목록이에요. 납품처럼 물건이 오가는 거래에서는 청구서에 거래명세서를 붙여서 "이만큼 드렸으니 이 금액"의 근거로 삼아요. 이름이 셋이라 복잡해 보여도 역할은 하나씩이에요. 견적서는 약속 전, 명세서는 주고받은 내역, 청구서는 걷기.

빠지면 사고 나는 최소 항목

양식은 화려할 필요가 없어요. 손으로 써도, 문서 프로그램 한 장이어도 돼요. 대신 아래 칸이 비어 있으면 그 칸에서 사고가 나요. 견적서부터 볼게요.

1. 1누가 누구에게. 보내는 쪽과 받는 쪽의 이름(상호)과 연락처. 나중에 "그 견적 누가 준 거예요?"가 안 나오게요.
2. 2날짜와 유효기간. "이 가격은 30일까지만 유효"라고 적어요. 재료비도 인건비도 변하니까, 반년 전 견적을 들고 오는 상황을 막아 줘요.
3. 3항목별 내용 · 수량 · 단가. 합계 한 줄만 적으면 "이건 포함이죠?"라는 질문이 끝없이 와요. 뭘 해 주고 뭘 안 해 주는지 줄 단위로 적어요.
4. 4합계와 부가세 표기. 부가세가 포함인지 별도인지 반드시 한 줄로 밝혀요. 이 한 줄이 견적서에서 제일 자주 싸움 나는 자리예요.
5. 5조건. 작업 범위, 수정 횟수, 완료 예정일 같은 것. "수정 2회 포함, 이후 회당 얼마"처럼요.

청구서는 더 짧아요. 목적이 하나거든요. 돈이 제때, 맞는 곳으로 들어오게 하는 것.

1. 1청구 금액과 근거. "몇 월 며칠 견적서(또는 계약)에 따른 잔금"처럼 어느 약속에서 나온 금액인지 한 줄로 이어 줘요.
2. 2지급 기한. "받는 대로요"는 기한이 아니에요. "몇 월 며칠까지"라고 날짜로 적어요. 기한 없는 청구서는 뒤로 밀리기 딱 좋아요.
3. 3입금 계좌. 은행 · 계좌번호 · 예금주. 사업용 계좌로 받아야 정산과 장부가 깔끔해져요.
4. 4문의처. 금액에 이견이 있을 때 연락할 곳. 싸움을 전화 한 통으로 끝낼 수 있게요.

사장님이 실제로 겪는 장면

받는 쪽이 될 때도 있어요

사장님은 견적서를 보내는 쪽만이 아니에요. 외주 개발, 인테리어, 장비 구입처럼 받는 쪽이 되는 날이 더 많을 수도 있어요. 받은 견적서를 읽는 눈도 같은 원리예요. 위에서 본 최소 항목이 다 있는지부터 보면 돼요.

1. 1항목이 몇 줄인지 봐요. 합계 한 줄만 적힌 견적서는 비교도 협상도 못 해요. "항목별로 나눠 주세요"라고 다시 요청하세요. 정상적인 상대는 바로 나눠 줘요.
2. 2부가세 표기를 확인해요. 없으면 지금 물어보세요. 계약 뒤에 물으면 늦어요.
3. 3범위와 조건을 읽어요. 수정 몇 회까지인지, 완료 뒤 문제가 생기면 언제까지 봐 주는지, 유효기간은 언제까지인지. 금액보다 이 줄들에서 만족도가 갈려요.
4. 4두세 곳을 받았다면 같은 표에 놓고 비교해요. 총액끼리 비교하면 속아요. 항목을 줄 맞춰 놓고 "이 집은 이게 빠졌네"를 찾는 게 진짜 비교예요.

AI에게 이렇게 말하세요

양식을 매번 손으로 만들 필요 없어요. 바이브캠퍼스 스튜디오에서 내 가게 전용 견적서 · 청구서 페이지를 만들어 두면, 입력만 하고 인쇄하거나 링크로 보낼 수 있어요. 증상별로 이렇게 주문하면 돼요.

지금은 신경 쓰지 않아도 되는 때

그 자리에서 바로 돈을 받는 장사라면 두 장 다 필요 없어요. 카페, 미용실, 즉시 결제되는 온라인 판매처럼 돈과 물건이 동시에 오가는 거래에는 영수증이면 충분해요. 견적서와 청구서는 "일 먼저, 돈 나중" 구조일 때 생기는 틈을 메우는 문서예요. 그 틈이 없으면 문서도 필요 없어요.

금액이 작고 상대가 한 번 보고 말 손님이어도 견적서까지는 과해요. 문자로 "이 작업은 5만 원이고 부가세 포함이에요"라고 한 줄 보내는 것도 훌륭한 기록이에요. 문서의 본질은 양식이 아니라 글로 남긴 금액이니까요.

양식 디자인에 공들일 때도 아니에요. 로고 넣고 색 맞추는 건 나중 일이에요. 위에서 본 필수 칸이 다 있는 못생긴 한 장이, 예쁘지만 부가세 표기가 없는 한 장보다 백 배 나아요. 반대로 신경 써야 하는 순간은 분명해요. 금액이 커질 때, 일이 여러 날 걸릴 때, 상대가 회사일 때. 이때는 견적서 없이 시작하지 마세요.

자주 묻는 것

Q. 견적서에 법적 효력이 있나요?

견적서 자체는 제안이에요. 상대가 수락하고 일이 시작되면 합의의 증거가 되지만, 확실히 하려면 금액과 조건을 계약서로 한 번 더 묶는 게 안전해요. 금액이 크거나 기간이 길면 견적서 따로, 계약서 따로가 정석이에요.

Q. 청구서와 세금계산서는 뭐가 달라요?

청구서는 "돈 보내 주세요"라는 요청 문서고, 세금계산서는 사업자 간 거래를 세무서에 증명하는 세무 서류예요. 사업자 상대 거래에서는 보통 둘 다 필요해요. 발행 의무와 방법은 거래 형태마다 다르니 국세청 홈택스나 세무사에게 확인하는 게 정확해요.

Q. 일하다 보니 견적보다 일이 커졌어요. 어떻게 하죠?

커진 시점에 멈추고 변경 견적을 다시 보내요. "원래 견적에 없던 이 부분은 추가로 얼마"라고요. 일을 다 끝내고 나서 늘어난 금액을 청구서에 처음 올리는 순간, 좋은 거래가 분쟁이 돼요.

Q. 인보이스가 뭐예요? 해외 거래처가 자꾸 달라고 해요

청구서의 영어 이름이에요. 해외 거래에서는 인보이스 한 장이 청구서 겸 거래 명세 역할을 해요. 통화(달러인지 원화인지)와 지급 방법을 꼭 함께 적어요.

Q. 손으로 쓰거나 문자로 보낸 견적도 인정되나요?

형식보다 내용이에요. 누가, 무엇을, 얼마에, 어떤 조건으로가 글로 남아 있으면 기록으로서 역할을 해요. 다만 지워지는 대화방보다는 문서 파일이나 이메일처럼 날짜가 박혀 남는 곳이 좋아요.

Q. 청구서를 보냈는데 기한이 지나도 입금이 안 돼요

감정 상하기 전에 순서대로 해요. 먼저 청구서를 다시 보내며 확인을 부탁해요(잊힌 경우가 제일 많아요). 그래도 없으면 통화로 지급 예정일을 새로 받아 문자로 남겨요. 다음 거래부터는 선금을 받거나 지급 기한을 짧게 잡는 식으로 조건을 바꾸는 게 근본 대책이에요.

Q. 견적서를 보냈는데 답이 없어요. 일 시작해도 되나요?

안 돼요. 견적서는 제안이라 수락 답장이 와야 합의예요. "이 견적대로 진행할게요"라는 문자 한 줄이라도 받고 시작하세요. 그 한 줄이 나중에 청구서의 근거가 돼요.