정산 대사
주문 수와 입금액이 안 맞을 때 수수료·취소·보류를 맞춰 보는 작업이에요. 안 맞는 게 정상이고, 그 차이를 한 줄씩 설명할 수 있으면 그 달 대사는 끝난 거예요.
쉽게 말하면
하루 장사를 마치고 계산대 서랍을 열어 보는 일이에요. 등록기에는 12만 원이 찍혔는데 서랍 현금은 11만 8천 원이에요. 놀랄 일이 아니에요. 거스름돈을 잘못 준 게 아니라 배달로 받은 두 건이 서랍에 없는 거니까요. 정산 대사는 이 서랍 열기를 통장에 대고 하는 거예요. 내 주문 목록과 결제사가 보낸 정산 내역서를 나란히 놓고, 다른 이유에 하나씩 이름을 붙이는 일이에요.
그래서 대사의 목표는 두 숫자를 같게 만드는 게 아니에요. 다른 이유를 전부 말할 수 있게 만드는 것이에요. 수수료로 얼마, 취소로 얼마, 아직 안 온 회차로 얼마라고 짚을 수 있으면 그 달은 끝난 거예요.
적은 이유를 끝까지 몰라요. 환불이 몰린 달인지, 회차 하나가 안 들어온 건지 구분할 방법이 없어요.
차이가 남아도 크기와 이유를 알아요. 결제사에 물을 때 회차 번호와 주문번호를 대고 물을 수 있어요.
안 맞는 게 왜 정상인가
매출과 입금액이 다른 이유 자체는 정산과 입금에 적혀 있어요. 대사가 하는 일은 그 차이를 한 덩어리가 아니라 자리별로 갈라 놓는 것이에요. 자리는 여섯 군데예요.
| 차이가 생기는 자리 | 왜 생기나 | 어디서 확인하나 |
|---|---|---|
| 결제 수수료 | 결제를 받아 준 대가가 정산금에서 먼저 빠져요 | 정산 내역서의 수수료 항목. 갈라 보는 법은 결제 수수료 뜯어보기 |
| 취소·환불 차감 | 이미 정산된 주문이 환불되면 다음 회차에서 빠져요 | 정산 내역서의 취소 항목 |
| 지급 보류·유보 | 계약에 따라 일부를 나중에 주는 조건이 붙어 있을 수 있어요 | 결제사 계약서와 지급보류와 유보금 |
| 정산 주기 경계 | 말일에 일어난 결제는 다음 달 통장에 찍혀요. 달력의 한 달과 통장의 한 달이 어긋나요 | 내역서에 적힌 대상 기간 |
| 결제수단별 분리 입금 | 카드·간편결제·계좌이체를 서로 다른 회사로 받으면 입금 줄도 따로 들어와요 | 통장 입금 건별 적요와 회사별 관리자 화면 |
| 이체비와 기타 차감 | 정산금을 보내는 비용이나 이름 모를 항목이 붙어 있기도 해요 | 정산 내역서의 차감 명세 |
금액보다 건수를 먼저 맞춰요
금액은 수수료 때문에 처음부터 안 맞아요. 그래서 금액부터 보면 어디가 문제인지 갈라낼 수가 없어요. 건수는 원래 같아야 하는 숫자예요. 건수가 맞으면 남은 차이는 대개 차감으로 설명되고, 건수가 다르면 주문이 새고 있다는 뜻이에요. 이 둘은 성질이 완전히 다른 사고예요.
실제로 손을 움직이는 순서
맡기든 직접 하든 순서는 같아요. 종이 두 장을 나란히 놓는 것으로 시작해요. 하나는 내 주문 목록, 하나는 결제사 정산 내역서예요.
- 1기간을 먼저 못 박아요. 내 주문 목록도 내역서와 똑같은 기간으로 잘라요. 기간이 어긋나면 그 뒤의 숫자는 전부 의미가 없어요.
- 2건수부터 세요. 그 기간의 결제 완료 건수와 내역서 건수를 비교해요. 여기서 같으면 절반은 끝났어요.
- 3차감 항목에 이름을 붙여요. 수수료·취소·이체비까지는 설명되는 차감이에요. 이름이 안 붙는 줄이 남으면 그 줄만 표시해 둬요.
- 4안 맞는 건만 따로 빼요. 전부 다시 보지 말고 어긋난 건의 주문번호만 목록으로 만들어요. 보통 몇 건이에요.
- 5회차와 건을 대고 물어요. "정산이 이상해요"로는 답을 못 받아요. 회차 번호와 주문번호를 대면 그 자리에서 확인돼요.
- 6내역서를 파일로 내려받아 보관해요. 결제사 화면은 보관 기간이 지나면 안 열려요. 엑셀로 내보내기로 같은 달 내 주문 목록도 함께 남겨 둬요.
대사를 쉽게 만드는 준비는 만들 때 해요
주문 하나에 결제 승인번호나 거래 고유번호를 같이 저장해 두면, 나중에 두 목록을 그 번호로 붙일 수 있어요. 이 칸이 없으면 금액과 시각으로 손으로 찾아야 해서, 같은 금액 주문이 여러 건인 날에는 아예 못 찾아요. 만들 때 칸 하나 더 두는 값이 나중에 몇 시간을 아껴 줘요.
안 맞을 때 어디부터 보나
차이는 대개 다섯 모양 중 하나로 나타나요. 증상만 봐도 원인이 거의 좁혀져요.
| 보이는 증상 | 대개 이런 일이에요 | 지금 할 일 |
|---|---|---|
| 내역서 건수가 내 주문보다 적어요 | 그 건이 다음 회차로 넘어갔거나, 결제는 승인됐는데 내 쪽에 주문이 안 만들어졌어요 | 빠진 주문번호를 뽑아 승인 시각을 봐요. 기간 경계에 몰려 있으면 다음 내역서에 있어요 |
| 내 주문보다 내역서 건수가 많아요 | 손님이 결제 버튼을 두 번 눌러 승인이 두 번 난 경우가 대표적이에요 | 같은 손님·같은 금액·비슷한 시각을 찾아요. 중복이면 한 건을 취소해 돌려줘요 |
| 건수는 같은데 금액만 적어요 | 설명되는 차감이에요. 수수료와 취소가 대부분을 차지해요 | 차감 항목을 한 줄씩 더해 보고, 남는 차이만 표시해 둬요 |
| 이번 달만 유난히 적어요 | 환불이 몰렸거나, 보류 조건이 걸렸거나, 회차 하나가 안 들어왔어요 | 회차 번호를 세요. 빠진 회차가 있으면 다음 달이 아니라 그 주에 물어요 |
| 매달 조금씩 같은 금액이 빠져요 | 이름을 모르는 정기 차감이 붙어 있어요 | 그 항목의 이름을 물어요. 모르고 두면 계약이 끝날 때까지 반복돼요 |
장면 1 · 결제사 상담원이 말했다
“말씀하신 건은 다음 회차 정산에 포함됩니다. 지금은 미정산 잔액에 있어요.”
"없어진 게 아니라 아직 이쪽에 있다"는 뜻이에요. 이 답을 받았으면 그 건은 대사에서 지우는 게 아니라 다음 달로 옮겨 적어 두는 거예요. 이번 달 차이를 설명하는 한 줄이 되고, 다음 달에 실제로 들어왔는지 확인할 표시가 돼요.
다섯 줄 중 성질이 완전히 다른 건 두 번째예요. 나머지는 돈이 늦게 오는 이야기지만, 중복 승인은 손님 돈을 두 번 받아 둔 상태예요. 대사에서 이걸 발견했다면 그날 안에 처리하는 게 맞아요. 손님이 먼저 알아채면 차지백으로 넘어가고, 그때는 원금과 수수료를 같이 잃어요.
헷갈리기 쉬운 것
이 작업은 이름이 비슷한 다른 일과 자주 섞여요. 섞이면 순서가 뒤집히고, 순서가 뒤집히면 틀린 숫자를 정성껏 옮겨 적게 돼요.
| 헷갈리는 말 | 실제로 무엇인가 | 섞으면 생기는 일 |
|---|---|---|
| 대사와 장부 정리 | 대사는 두 기록이 같은지 맞춰 보는 일이고, 장부 정리는 그 결과를 매출과 비용으로 나눠 적는 일이에요 | 대사 없이 장부부터 쓰면 틀린 숫자를 그대로 확정해요. 장부 쓰기는 대사 다음 순서예요 |
| 차이가 0이어야 한다 | 금액 차이는 0이 아니라 설명 가능이 목표예요 | 0으로 맞추려고 숫자를 손대면 그 장부는 근거로 못 써요 |
| 입금액이 곧 매출 | 통장에 찍힌 금액은 수수료를 뺀 뒤의 숫자예요 | 매출이 실제보다 작게 잡혀요. 장부에 어떻게 적을지는 세무 전문가와 확인하세요 |
| 결제 취소와 환불 | 당일 승인 취소와 매입 뒤 환불은 내역서에서 서로 다른 줄로 나와요 | 같은 것으로 세면 건수가 안 맞아요. 차이는 결제취소와 환불의 차이에 있어요 |
장면 2 · 세무 대리인이 물었다
“이번 달 취소 건은 어느 달 매출에서 빼셨어요?”
대사를 해 두면 답할 수 있고, 안 해 두면 답할 수 없는 질문이에요. 환불은 결제된 달과 차감되는 달이 다를 수 있어서, 대사 기록이 없으면 어느 달에서 빼야 하는지 근거가 사라져요. 실제 장부 처리 방법은 업종과 계약에 따라 다르니 이 글은 순서 안내로만 두고, 처리 기준은 세무 전문가와 정하세요.
확인해 보세요
이번 달 내 주문은 120건인데 정산 내역서는 118건이에요. 가장 먼저 할 일은?
자주 묻는 것
- Q. 대사를 꼭 매달 해야 하나요?
- 주문이 하루 몇 건이면 분기에 한 번도 괜찮아요. 다만 결제사에 이의를 제기할 수 있는 기간이 계약에 정해져 있어요. 그 기간이 지나면 틀린 걸 찾아도 되돌리기 어려우니, 내 계약의 이의 기간을 먼저 확인하고 주기를 정하세요.
- Q. 한 번 하는 데 얼마나 걸리나요?
- 주문 목록을 파일로 뽑을 수 있으면 처음 한 번이 한두 시간, 익숙해지면 30분쯤이에요. 오래 걸리는 이유는 계산이 아니라 두 목록을 붙일 공통 번호가 없어서인 경우가 많아요.
- Q. 차이가 몇백 원인데 그냥 넘어가도 되나요?
- 이번 달만 보면 넘어가도 돼요. 대신 이유를 모르는 차이라고 적어는 두세요. 같은 금액이 다음 달에도 나오면 그건 정기 차감이고, 열두 달이 쌓이면 더 이상 몇백 원이 아니에요.
- Q. 결제사 화면 숫자와 내 관리자 화면 숫자가 원래 다른가요?
- 다를 수 있어요. 결제사는 승인이 난 것을 세고, 내 서비스는 주문이 저장된 것을 세는 경우가 많거든요. 승인은 났는데 주문이 안 만들어진 건이 있으면 그 자리에서 차이가 벌어져요. 손님이 "돈은 나갔는데 주문이 없다"고 문의하는 게 바로 그 건이에요.
- Q. 무통장입금으로 받아도 대사가 필요한가요?
- 필요하고 오히려 손이 더 가요. 입금자명이 주문자와 다르면 어느 주문의 돈인지 사람이 찾아야 하거든요. 이름을 맞추는 요령은 무통장입금 확인에서 다뤄요.
- Q. AI에게 대사를 시켜도 되나요?
- 두 파일을 붙여 안 맞는 목록을 뽑는 일은 시켜도 돼요. 다만 손님 이름·연락처·카드 정보는 지우고 주문번호와 금액만 남겨서 올리세요. 그리고 AI가 낸 목록은 결론이 아니라 확인할 목록이에요. 결제사에 물을 건은 사람이 골라요.
하나 더
건수는 정확히 같은데 입금액이 매출보다 적어요. 이때 맞는 판단은?
직접 해보기
지금 만드는 것이 있다면 칸 하나를 더 두세요
대사가 어려워지는 이유는 대부분 두 목록을 붙일 공통 번호가 없어서예요. 스튜디오에서 만드는 중이면 이렇게 적어 보세요. "주문 표에 결제 승인번호 칸을 추가하고, 주문 목록을 기간으로 잘라 파일로 내려받게 해 주세요." 오픈 전에 넣으면 금방이지만, 주문이 쌓인 뒤에 넣으면 지난 기록은 채울 수 없어요.
스튜디오에서 적어 보기더 깊이 (안 읽어도 괜찮아요)
결제사와 내 숫자는 왜 기준이 다른가 · 결제사는 승인이 난 순간으로 세고, 내 서비스는 주문이 저장된 순간으로 세요. 대개 몇 초 차이라 티가 안 나지만 자정 직전 결제에서는 날짜가 갈려요. 두 쪽의 시간대 설정이 다르면 그 어긋남이 매일 몇 건씩 생기고요. 원인 모를 한두 건이 늘 자정 근처에 몰려 있다면 금액을 더 보지 말고 시각 기준부터 맞춰 보세요.
사람 눈으로는 못 하게 되는 지점 · 주문이 하루 수십 건을 넘으면 눈으로 맞추는 방식은 무너져요. 이때부터는 주문번호를 기준으로 두 파일을 붙이는 방식으로 바꿔요. 결제 완료 통보를 받는 웹훅을 붙였다면 그 통보 기록을 지우지 말고 남겨 두세요. 통보는 왔는데 주문이 없는 건이 곧 대사에서 안 맞는 그 건이라, 기록이 남아 있으면 원인을 몇 분 만에 찾아요.
환불이 몰린 달의 대사 · 이미 정산받은 주문이 환불되면 다음 회차에서 빠져요. 매출이 줄어든 달에 환불이 몰리면 차감할 정산금이 모자라서, 사장님이 그 차액을 결제사에 돌려줘야 하는 상황이 생겨요. 대사에서는 이 신호가 차감 합계가 그 회차 결제 합계보다 큰 줄로 나타나요. 한 주문을 나눠서 돌려준 경우에는 배송비와 쿠폰을 어느 쪽에 붙였는지에 따라 내 계산과 내역서가 갈리는데, 그 계산은 부분환불에서 따로 다뤄요.
이것만 기억하세요
- ·대사는 두 숫자를 같게 만드는 일이 아니라, 다른 이유에 이름을 붙이는 일이에요
- ·금액보다 건수를 먼저 맞춰요. 건수가 다르면 주문이 새고 있다는 뜻이에요
- ·차이가 생기는 자리는 수수료·취소·보류·주기 경계·결제수단 분리·기타 차감 여섯 군데예요
- ·주문에 결제 승인번호를 같이 저장해 두면 대사가 몇 시간에서 몇 분으로 줄어요
- ·이름 모를 정기 차감과 중복 승인은 넘기지 마세요. 하나는 매달 반복되고 하나는 손님 돈이에요